Si vous envisagez d’acheter un tampon professionnel pour votre entreprise mais que vous avez des doutes sur ce qu’il doit contenir ou si cela est nécessaire, ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider. Nous allons passer en revue tout ce que vous devez savoir pour vous aider à choisir le tampon professionnel qui convient le mieux à votre entreprise.
Sur un tampon de société, quelles informations doivent figurer ?
Le tampon d’entreprise, tout comme la plaque professionnelle, est utile à la fois en interne dans votre entreprise et lors de vos événements commerciaux tels que les salons professionnels ou les déplacements chez les clients. Son objectif est d’indiquer les informations administratives les plus importantes de votre entreprise à vos fournisseurs et à vos clients. La taille de ce tampon personnalisé peut varier, mais il doit toujours comporter les informations essentielles suivantes : nom de l’entreprise, adresse, numéros de téléphone et de télécopie, adresse et courriel du site web, logo de l’entreprise, capital, numéro Siret, code APE ou numéro de TVA intracommunautaire.
Le cachet ou le sceau d’une entreprise n’a aucune signification juridique et n’est pas une obligation légale.
Voici un aperçu de ce qui est généralement recommandé d’afficher sur le tampon d’entreprise :
- Le nom de votre entreprise
- Le nom et le prénom
- L’adresse postale du siège social.
- Vos numéros de téléphone et de fax.
- Votre numéro SIRET, SIREN, ou RCS, ainsi que votre numéro APE.
- Votre adresse électronique et l’URL de votre site web.
- Le capital de votre entreprise.
Quel modèle de tampon encreur choisir en fonction de vos besoins ?
Le tampon personnalisé présente de nombreux avantages. Tout d’abord, il permet à votre entreprise ou à votre groupe de se démarquer en ajoutant une touche professionnelle à votre correspondance. De ce fait, il peut constituer un véritable support de communication pour votre entreprise, au même titre que les emailings ou les prospectus, renforçant ainsi votre image de professionnalisme.
Prenons l’exemple du tampon dateur : il vous permet d’inscrire la date du jour à l’aide d’un système modulaire, ce qui facilite la gestion et le classement des documents ainsi que la réception des factures. Certains tampons-dateurs peuvent être personnalisés avec des mentions spécifiques pour des fonctions administratives, telles que « Payé le », « Validé le » et « Reçu le ». Cela en fait un outil idéal pour le suivi comptable ou administratif d’une TPE/PME.
Les commerces de restauration et les boulangeries sont particulièrement friands de ce produit : le tampon de fidélité est un outil précieux pour les entreprises et les prestataires de services qui cherchent à proposer un programme de fidélité à leurs clients.
Les tampons de classement sont conçus pour aider les entreprises et les organisations à gérer efficacement leur flux de documents. En utilisant des tampons de différentes tailles – petit, moyen et grand – vous pouvez facilement organiser et classer les différents types de documents de votre entreprise.
Les tampons professionnels ou cachets offrent une aide précieuse dans la gestion des documents officiels, qu’ils soient destinés aux transactions commerciales (devis, factures, etc.) ou pour les documents internes comme les rapports d’activité professionnelle. Bien que l’utilisation d’un tampon ne soit pas juridiquement obligatoire, de nombreuses organisations l’exigent pour compléter une signature et valider des documents tels que des contrats ou des devis.
Il existe des tampons qui comportent des mentions commerciales standardisées et qui aident à gérer et classer les documents professionnels.
Qui peut bénéficier d’un cachet d’entreprise ?
Le cachet ou le tampon commercial est une marque distinctive unique pour une entreprise, une personne, un indépendant ou une micro-entreprise. C’est donc un signe de reconnaissance important pour l’entreprise. Le cachet commercial est utilisé lorsqu’une entreprise exerce une activité commerciale.
Les tampons personnalisés ne sont pas réservés qu’aux entreprises, mais peuvent également être utilisés par les associations, les professions libérales, les organismes publics tels que les mairies et les administrations, ainsi que par les particuliers pour un usage personnel. Tant que les informations affichées sur le tampon sont véridiques et ne trompent pas sur l’identité d’une entreprise existante, il n’y a pas de problème à utiliser un tel tampon.
Est-il obligatoire d’avoir un sceau de société ?
Il n’est pas obligatoire pour une entreprise de se procurer un tampon encreur, également appelé sceau d’entreprise. Cependant, si l’entreprise décide d’en utiliser un, elle doit s’assurer que les informations qui y figurent sont conformes à celles figurant sur les documents officiels qu’elle émet.
Généralement, l’emplacement destiné au tampon est prévu en bas à gauche des documents de facturation, sous l’intitulé « Nom du vendeur » s’il est affiché. Cette disposition permet de garder le cachet au même endroit pour tous les documents.
Quels sont les avantages d’un tampon d’entreprise ?
En confiant la création de votre tampon d’entreprise à une société spécialisée, vous bénéficiez de plusieurs avantages. Tout d’abord, cette société dispose des équipements et des compétences nécessaires pour produire un cachet personnalisé de qualité supérieure. Quels sont les bénéfices à tirer de l’utilisation d’un tel dispositif ?
Le tampon d’entreprise présente tout d’abord l’avantage d’indiquer la provenance de divers documents tels que les factures, les devis, etc. Cela permet de faciliter leur suivi et leur organisation. En effet, grâce au tampon, les clients pourront rapidement identifier les dossiers, les lettres ou encore les colis envoyés par votre entreprise.
Le cachet d’entreprise, tout comme le logo, participe à l’image de marque de votre société. En outre, il est un outil de communication efficace qui permet de mentionner l’activité et les coordonnées de votre entreprise. L’utilisation d’un tampon renforce également la crédibilité de votre entreprise et est perçue comme un gage de fiabilité et de sérieux aux yeux de votre clientèle.
Il est également possible d’utiliser des tampons spécifiques dans votre stratégie marketing. Par exemple, vous pouvez utiliser un cachet appelant à l’action « suivez-nous ! » accompagné d’une liste de vos pages sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn ou Facebook.
